POLITYKA PRYWATNOŚCI BILAX SP. Z O.O.

Informacja przekazywana na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) , zwanego dalej RODO:

Administrator danych i jego dane kontaktowe

Administratorem Państwa danych osobowych jest BILAX Sp. z o.o. z siedzibą w Białymstoku, ul. Ryska 1, 15-008 Białystok. Można się z nami skontaktować za pośrednictwem adresu e-mail office@bilax.pl lub pisemnie na wyżej wskazany adres naszej siedziby.

Kategorie i źródła danych osobowych

W zależności od łączących Państwa z nami relacji, możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie Państwa danych osobowych:

• dane osobowe (np. imię i nazwisko),
• dane kontaktowe, w tym dane służbowe (np. adres siedziby, numer telefonu, adres e-mail, stanowisko osoby kontaktowej, nazwa pracodawcy),
• dane identyfikacyjne (np. numer NIP, REGON),
• dane na temat naszej współpracy z Państwem (np. szczegóły zawartych umów lub szczegóły dotyczące rozliczeń z Państwem).

Dane osobowe są w zdecydowanej większości pozyskiwane bezpośrednio od Państwa, a w przypadku innych żródeł są to najczęściej Państwa pracodawcy, zleceniodawcy lub publicznie dostępne bazy danych.

Przetwarzanie danych

Państwa dane osobowe są lub mogą być przez nas przetwarzane:

1. w celu zawarcia i wykonania umowy z Państwem (przede wszystkim umowy przewozu, spedycji, świadczenia usług agencji celnej, składowania) lub podjęcia działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy (w tym przedstawienia, rozpatrzenia ofert, propozycji handlowych itp.). Podstawa prawna to art. 6 ust. 1 b) RODO);
2. w celu wykonania ciążących na nas obowiązków prawnych, np. podatkowych. Podstawa prawna to art. 6 ust. 1 c) RODO;
3. w celu realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów, takich jak:
   a) marketing bezpośredni naszych produktów i usług,
   b) udzielenie informacji związanych z naszymi produktami i usługami, w tym obsługa Państwa zapytania dotyczącego tych produktów i usług,
   c) weryfikacja wiarygodności kontrahenta (w tym wiarygodności płatniczej oraz spełnienia wymagań kierowanych w stosunku do rzetelnych przewoźników/ spedytorów),
   d) umożliwienie nam sprawnego bieżącego wykonania umowy handlowej, w przypadku jeśli Państwa dane zostały udostępnione BILAX Sp. z o.o. przez Państwa pracodawcę w związku z zawarciem i wykonaniem umowy handlowej łączącej Państwa pracodawcę z nami,
   e) ewentualnie w celu dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami. Podstawa prawna przetwarzania to art. 6 ust. 1 f) RODO);
4. w sytuacjach, w których wyraziliście Państwo zgodę – w celach wskazanych w udzielonej przez Państwa zgodzie
   (podstawa prawna to art. 6 ust. 1 a) RODO);

Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, lecz konieczne do zawarcia i wykonania umowy oraz podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy. Podanie danych w celach marketingowych jest dobrowolne.

Nie będziemy względem Państwa podejmować zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.

Okres przechowywania danych

Państwa dane osobowe będą przechowywane jedynie tak długo jak jest to niezbędne dla celów określonych w niniejszej Polityce prywatności (tj. między innymi przez okres obowiązywania umowy), i/ lub w celu spełnienia wymogów prawnych (np. do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikających z przepisów podatkowych) i/ lub do momentu przedawnienia roszczeń.

W przypadku przetwarzania danych w oparciu o zgodę, Państwa dane będą przechowywane do momentu wycofania zgody (gdy nie ma innej podstawy ich przetwarzania oraz nie zachodzą wyłączenia przewidziane RODO), a w przypadku gdy przetwarzanie odbywa się w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes – do momentu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania dla celów marketingu bezpośredniego lub do momentu wniesienia sprzeciwu z uwagi na Państwa szczególną sytuację, gdy nasze prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania nie są nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności lub nie stanowią podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Odbiorcy danych

Państwa dane osobowe mogą być przez nas ujawnione upoważnionym pracownikom i współpracownikom oraz podmiotom, które uczestniczą w wykonaniu przez nas umowy (przede wszystkim przewoźnicy realizujący na rzecz Państwa usługi  transportowe – jeżeli byliście/ jesteście Państwo dla nas zleceniodawcą lub klienci na rzecz których realizowane były/ są usługi transportowe zlecone Państwu – jeżeli byliście/ jesteście Państwo dla nas zleceniobiorcą), a także podmiotom świadczącym nam usługi podwykonawcze, organizacyjne, techniczne, prawne i doradcze (np. podmioty świadczące usługi księgowe, firmy windykacyjne). W sytuacji gdy jest to niezbędne do realizacji wskazanych powyżej celów, w tym wypełnienia obowiązków nałożonych prawem, Państwa dane mogą być również przekazane organom nadzorującym, sądom i innym podmiotom publicznym (np. urząd skarbowy).

W związku ze świadczeniem naszych usług spedycyjno-transportowych, w niektórych przypadkach koniecznych do wykonania umowy/ zlecenia (np. jeżeli jesteście Państwo naszym podwykonawcą w realizacji usługi transportowej w relacji międzynarodowej), Państwa dane mogą być przekazywane, w minimalnym, niezbędnym zakresie do państwa trzeciego poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), w którym dane mogą być chronione w mniejszym stopniu niż na terenie EOG. Dokładamy wszelkich starań, aby przekazywanie odbywało się w sposób bezpieczny i kontrolowany.

Państwa prawa

Przysługuje Państwu prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych (prawo do przenoszenia danych nie dotyczy danych stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa).

Udzieloną zgodę możecie Państwo w każdej chwili wycofać (nie będzie to wpływać na zgodność z prawem wykorzystania Państwa  danych przed cofnięciem takiej zgody).

Zakres każdego z tych praw, sytuacje w których można z nich skorzystać oraz sposób realizacji prawa, wynikają z przepisów prawa. To, z którego z prawa będziecie Państwo mogli skorzystać będzie zależeć między innymi od celu i podstawy prawnej przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych.

Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.